Hvordan afvikler du den? Hvilke bureauer skal du invitere? Hvad skal du have fokus på? Hvordan evaluerer du bedst bureauerne? Hvilke faldgruber skal du undgå? Hvad og hvordan skal du gribe forhandlingen an?
Der er mange spørgsmål, som trænger sig på. Det første spørgsmål du bør stille er dog hvem, som både er i stand til samt villig til at besvare dem?
Det er vi.
Vi er blandt de få, der træder et ærligt skridt frem. Mange bliver stående. De hænger fast i, at ærlighed er for dyrt.
Hvorfor træder vi så frem?
Det gør vi fordi, at det er fair og rimeligt. Det hænger uløseligt sammen med, at vi er stiftet for at redefinere måden hvorpå, at man driver partnerskaber mellem kunder og bureauer. Når et reelt partnerskab eller samarbejde skal indledes, er en god, grundig og gennemført pitch-proces et vitalt udgangspunkt.
Med det sagt, springer vi med hovedet først direkte ned i vores struktureret guide til hvordan, du skal afvikle din pitch. Den er baseret på vores årelange erfaringer fra både kunde- og bureausiden og verificeret af profiler i markedsledende virksomheder, som må siges at have stiftet bekendtskab med pitch som disciplin.
1. Hvem skal du invitere?
Gå efter at invitere tre bureauer, du kender i forvejen, en dark horse og måske en joker. Så har du en sammensat og nuanceret pulje på 3-5 bureauer med plads til forskelligheder. Det giver dig et kvalificeret afsæt for at tage den rigtige beslutning om, hvilket bureau, der er det rigtige at indlede et samarbejde med.
Udvælgelseskriterier
Det er en god idé at opstille en række kriterier, som skal være opfyldt. Det kan fx være, at bureauet skal have en proven track record, et attraktivt team af profiler og en tilgang til samarbejdet, som flugter med dine egne værdier og forventinger til samarbejdet med et bureau.
Vær kritisk, når du udvælger
Vær kritisk overfor review-platforme såsom Trustpilot og Google Reviews samt imageanalyser. Disser er ofte bestilt af virksomheder, som vil drage kommerciel værdi af dem.
2. Hvordan skal du briefe?
Jo skarpere dit brief til bureauer er, desto bedre betingelser for at levere en skarp besvarelse, giver du dem også. Vi anbefaler, at dit brief er struktureret og informativt.
På den måde afhjælper du risikoen for tvivl om hvilke udfordringer, virksomheden står overfor, samt krav og mål for samarbejdet. Du hjælper samtidig dig selv med at sikre, at al relevant og og nødvendig information er inkluderet i et format, som du kan genanvende ved fremtidige pitches.
Kriterier
Vær tydelig og sørg for, at du ikke efterlader tvivl om, hvilke succes- og evalueringskriterier, din virksomhed anser som centrale i et succesfuldt samarbejde.
Definer rammerne
Gør det tydeligt overfor bureauerne, hvilke rammer, de kommer til at arbejde indenfor med hensyn til:
- Budget/spend: Der er ingen forventninger om, at bureauet skal kende det præcis omfang af budgettet eller det niveu, man har afsat til spend. Men indikationer på budgetrammen skærper bureauernes forudsætninger for at udarbejde en relevant og kvalificeret besvarelse markant. Mange bureauer aligner deres forslåede strategi, tiltag og pitch ud fra det budget, der er til rådighed.
- Kanalmix: Hvilke kanaler skal bidrage til at indfri målsætningen?
- Lovgivning: Er der særlige gældende regulativer, som begrænser spillerummet?
Situationen
Beskriv de udfordringer, I skal overkomme, og vær klar, tydelig og konkret om den målsætninger, bureauet skal hjælpe med at indfri.
Forventninger
Der er ikke noget som en forventningskløft, der kan lede samarbejdet på afveje. Vær tydelig omkring bureauets scope of work og italesæt dine krav og forventninger til samarbejdet – det gør det hele meget nemmere.
3. Sådan kan du afvikle din pitch
En pitch kan være en forholdsvis krævende proces for alle parter. Afviklingen af din pitch bør derfor ske på en overskuelig måde, hvor du giver dig selv og bureauerne et godt og systematisk overblik over forløbets tidshorisont og faser.
Tidshorisont
En klar og struktureret tidslinje er stærkt medvirkende til at skabe et tydeligt overblik over hele processen. Det betyder, at det enkelte bureau ved hvornår, at de kan forvente, at hvert enkelt stadie forekommer og planlægge derefter.
Q&A
Du bør kraftigt overveje at facilitere en Q&A-session med de udvalgte og interesserede bureauer, hvor alle spørgsmål kan stilles og besvares. Et godt tip er at foretage en grundig registrering af alle spørgsmål og svar, som herefter kan deles med alle bureauerne for at skabe lige og fair forudsætninger.
4. Sådan foretager du en kvalificeret evaluering
Det er en god idé at opstille en række kriterier, som du kan evaluere bureauerne på fra 1-5. Det giver dig et målbart og nuanceret sammenligningsgrundlag, som er et vigtigt led i at træffe den rette beslutning. Som led i at foretage en kvalificeret evaluering kan du fx opstille følgende kriterier at evaluere ud fra:
Kvalitet
Det er bestemt relevant at vurdere fagligheden og kvaliteten af den besvarelse, som bureauet leverer, for at kunne danne sig et reelt indtryk af bureauets faglige niveau.
Har bureauet noget på spil?
Det er en vigtig overvejelse at gøre sig, om samarbejdet vil styrkes yderligere af, at bureauet også har noget på spil i samarbejdet. Når bureauet har noget på spil, kan det fremme og bibeholde deres engagement i samarbejdet samtidig med, at det kan opretholde bureauets motivation for at forblive umage i hverdagen.
Evaluering i hverdagen
Giver bureauet dig mulighed for at evaluere dem og deres arbejde i hverdagen? Og har det en konsekvens for bureauet, hvis ikke de lever op til det, I har aftalt? Motivet for at evaluere bureauet i hverdagen skal ikke komme fra et ønske om at påpege og fremhæve fejl og mangler. Det er tværtimod et konstruktivt værktøj, som ved at gøre bureauet bekendt med områder, hvor de kan forbedre sig, skal udvikle samarbejdet til det bedre. En kontinuerlig mulighed for at evaluere bureauet er samtidig en måde hvorpå, at bureauet inviterer til at blive bekendt med din holdning og oplevelse af samarbejdet og de resultater, det måtte generere.
Teamet
Du skal sætte et team, ikke bare vælge et bureau at samarbejde med. Derfor bør du stille krav om, at det team, som potentielt skal eksekvere i hverdagen, præsenterer ved pitchen. Det er vigtigt, at der er sammenhæng mellem de to ting, da det er din mulighed for at vurdere profilernes reelle faglige niveau.
Kundereferencer- og udtalelser
Det kan være særdeles fordelagtigt for dig at indhente referencer fra bureauets nuværende og tidligere kunder. På den måde kan du blive klogere på deres erfaringer med bureauet som samarbejdspartner.
5. Dette bør du fokusere på i forhandlingen med bureauet
Hvad er vigtigt at forhandle ind i aftalen med bureauet, og hvad skal du være opmærksom på at undgå, når I sidder ved forhandlingsbordet?
Som helt overordnet ledestjerne i forhandlingen med bureauet kan og bør du have fokus på, hvad du som kunde kan få ud af dit budget snarere end at forsøge at forhandle prisen ned – det kan potentielt påvirke bureauets engagement negativt.
Derudover bør du fokusere på følgende i din forhandling med bureauet:
Transparens
Med en transparent aftale får du indsigt i bureauets arbejdsgang – det er med til at stille dig bedre som kunde. En transparent aftale kan tilmed give indsigt i følgende forhold hos bureauet:
- Potentiel prisdifferentiering på senior/junior konsulenter
- Opgaver, der er løst, samt hvad det har kostet at løse dem
Teamet
Som nævnt, skal du ikke blot vælge et bureau at samarbejde med, du skal sætte et team. Derfor bør du fokusere på at låse de profiler, du tror mest på, ind i aftalen, da det er dem, som skal flytte din forretning i hverdagen. Det kan i den forbindelse være en god idé at lade det indgå i kontrakten, at ufrivillig rotation af profilerne i teamet eller misligeholdelse betyder, at aftalen skal genbekræftes.
Afregningsmodel
Afregner bureauet gennem en fast retainer (fast månedlig aftale) eller gennem en timebaseret model? Som kunde hos et bureau er det, uanset afregningsmodel, vigtigt at kende til mellemregningerne for bedre at kunne forstå, hvordan bureauet har regnet sig frem til den pris, du som kunde ender med at skulle betale.
Elementer, som bureauet ligeså godt kunne kræve betaling for
Foruden det scope of work, som I i fælleskab har defineret, kan du med fordel forhandle elementer med monetær værdi ind i aftalen. Det kunne eksempelvis være:
- Opkvalificering af medarbejdere
- Faglige oplæg
- One-off analyser
6. Faresignaler – her skal du være kritisk
Førstehåndsindtrykket og mavefornemmelsen spiller i den grad en rolle, når det gælder pitches og valg af bureauer og samarbejdspartnere. Nogle gange vil du støde på udsagn, der lyder for gode til at være sande. Derfor kan du med fordel forholde dig til nogle udvalgte nøgletal for bureauet, som kan fungere som en slags rettesnor. Du kan fx have fokus på:
- Churn
Advarselslamperne skal blinke, hvis bureauet hævder, at de hverken har udskiftning blandt kunder eller konsulenter. Alle bureauer churner kunder og konsulenter. Det er ikke enten/eller, men derimod et spørgsmål om i hvor høj grad. Desto højere churn, desto større ustabilitet må man forvente.
- Påståede resultater
Du bør i den grad være kritisk, hvis bureauet mener at kunne skabe resultater uden at kunne sandsynliggøre det. Det bør rejse kritiske spørgsmål såsom:
– Hvordan vil bureauet skabe resultaterne?
– Hvordan er de kommet frem til netop de tal?
– Hvilken data ligger til grund for resultaterne?
- Hero-cases
Det er ikke unormalt, at bureauet har en eller flere såkaldte hero-cases med under armen, hvor bureauet fremhæver særligt positive resultater, som de tidligere har skabt. Her kan du med fordel opsøge de nævnte kunder for at blive klogere på deres erfaringer med bureauet.
Har du fået det hele med? 20 punkter til din tjekliste.
- Eftersom, at du er nået hertil, må det betyde, at du har læst indlægget – det kan du nu sætte ‘tjek’ ud fra.
- De bureauer, som du inviterer, er udvalgt og evalueret på baggrund af deres beviste track record.
- Udvælgelsen af de bureauer, som skal pitche, er ikke sket ud fra offentlige reviews og imageundersøgelser.
- Det brief, som udgør udbuddet, indeholder en konkret og nøjagtig beskrivelse af udfordringer, mål og forventninger til samarbejdet.
- Briefet konkretiserer de evaluerings- og succeskriterier, der er vigtigst i samarbejdet.
- Rammer og ønsker for budget til håndtering og spend og valg af kanaler er defineret.
- Det er afstemt, hvem, der har hvilke roller og ansvarsområder.
- Der foreligger en klar tidslinje og overblik over forløbets faser.
- De udvalgte bureauer har mulighed for at stille spørgsmål til en Q&A inden selve pitchen
- Efter endt pitch udføres der en faglig og saglig vurdering af hvert bureau
- Hvert bureaus incitament til at lykkes er vurderet efter, hvad de selv har på spil.
- Samarbejdet rummer muligheden for at levere feedback kombineret med, at der er en afstemt konsekvens ved et utilfredsstillende samarbejde eller outcome
- Ved evalueringen af hvert bureau inkluderes referencer og udtalelser
- Der er fuld indsigt i opgørelsen af timer på opgaveniveau og evt på konsulenter, hvor der er prisdifferentiering.
- Du har indflydelse på, hvilke konsulenter, der skal udgøre det team, der driver forretningen, projekter og eksekverer.
- Klar og gennemsigtig afregningsmodel hvad end det er en fast retainer eller timebaseret.
- Elementer med monetær værdi såsom opkvalificering, oplæg eller analyser er diskuteret ved forhandlingen.
- De udvalgte bureauer er b.la. vurderet ud fra deres churnrate af ansatte og kunder.
- Resultater, som bureauerne mener at kunne levere, er sandsynliggjort og bakket op af data og dokumentation
- Hero-cases fra bureauerne er verificeret af de pågældende brands/kunder.
Om det er første eller femogtyvende gang, du skal afvikle en pitch, håber vi, at du med Den Perfekte Pitch har kunne tage noget med dig i form af b.la. forholdsregler og fornuftige overvejelser, som du med fordel kan gøre dig i jagten på din næste bureau-partner.